Gestão de documentos: segurança digital é exigência para 2026

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Em 2026, a segurança digital aplicada à gestão de documentos estará no foco das organizações. Diante de tentativas de golpe, acessos indevidos e vulnerabilidades no ambiente digital, a prioridade será reforçar a proteção. Segundo dados da Fortinet, o Brasil é o segundo país do mundo com maior volume de tentativas de ataque cibernético, em média, mais de 1,3 mil por minuto.

Nesse cenário, a expectativa é que a adoção de medidas de prevenção deixe de ser opcional e passe a integrar a rotina de gestão, influenciando contratações, organização interna, políticas de atendimento, entre outros processos. 

As demandas de clientes e fornecedores também contribuem para a maior preocupação com a segurança digital. Processos que envolvem troca de informações, assinatura eletrônica, trabalho remoto e integração de sistemas exigem cuidados.

A Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (lei nº 13.709/2018) estabelece as normas para coleta, armazenamento e tratamento de dados. O descumprimento implica sanções. Para além da legislação brasileira, líderes e gestores acreditam que 2026 será um ano decisivo, marcado pela implementação de regulações globais.

De acordo com informações de estudos da Gartner, da PwC e da Cybersecurity Ventures, as tendências regulatórias para o próximo ano são fruto dos muitos encontros de representantes governamentais que marcaram os últimos meses de 2025. A projeção é de novas regras e mudanças para diferentes áreas, incluindo a segurança digital, que poderão ser assimiladas por meio do gerenciamento eletrônico de documentos.

Segurança digital é apenas uma das exigências na gestão de documentos

Nesse contexto, há a necessidade de redobrar a atenção às tendências em governança corporativa e compliance, já que a segurança digital é apenas uma parte das exigências de mercado.  Entre outras, estão:

Padronização e digitalização de documentos fiscais

A Receita Federal e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) divulgaram orientações sobre a entrada em vigor da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) a partir de 1º de janeiro de 2026, conforme previsto na Lei Complementar nº 214/2025, que regulamentou a Emenda Constitucional nº 132 (Reforma Tributária do Consumo).

Entre as obrigações principais e acessórias relativas aos fatos geradores do ano-calendário de 2026, estão a emissão de documentos fiscais eletrônicos com destaque da CBS e do IBS por operação, conforme regras e leiautes definidos em Notas Técnicas; a apresentação quando disponibilizadas, das Declarações dos Regimes Específicos (DeRE); e a prestação de informações fiscais por meio de plataformas digitais, conforme normas técnicas específicas.

Também, a partir de 2026, deverão ser emitidos com destaque da CBS e do IBS, entre outros: NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, NFS-e, NFS-e Via, NFCom, NF3e, BP-e e BP-e Transporte Metropolitano.

Alguns documentos fiscais, como a NF-ABI, NFAg e BP-e Aéreo, já possuem leiautes definidos, mas terão datas de vigência estabelecidas posteriormente. Outros, como a NF-e Gás e a Declaração dos Regimes Específicos (DeRE) para determinados setores, ainda estão em fase de construção, com prazos a serem definidos em atos conjuntos da RFB e do Comitê Gestor do IBS.

Também serão regulamentados fatos geradores que atualmente não exigem emissão de documento fiscal, bem como a forma de prestação de informações pelas plataformas digitais.

Conformidade com a LGPD

Desde a sua vigência, a LGPD transformou políticas, processos, sistemas e estruturas organizacionais. Considerada a base para continuidade de negócios, estabelece pilares como transparência, finalidade, segurança, responsabilização, minimização e governança.

A proteção de dados prevê gestão de risco contínua; segurança da informação integrada; monitoramento ativo de ameaças; governança estruturada; processos padronizados de tratamento; evidências documentadas de conformidade; além do envolvimento das áreas de tecnologia, jurídico e gestão.

Para tanto, deverão ser adotadas práticas como autenticação forte, gestão de identidades e acessos, criptografia, SOC e monitoramento 24 horas, detecção comportamental de ameaças, políticas de retenção, backups seguros, governança de nuvem, auditoria contínua e simulação de ataques. 

Integração de Inteligência Artificial e automação

A introdução da inteligência artificial generativa vem mudando a forma como as empresas trabalham, e essa transformação deve se intensificar. De acordo com a Gartner, 65% dos CMOs (Chief Marketing Officer) acreditam que a IA mudará suas funções nos próximos dois anos. Isso porque a tecnologia pode realizar tarefas, analisar documentos e automatizar processos. 

Nesse caso, quando utilizada corretamente, a conformidade regulatória se torna mais simples e eficiente, permitindo uma economia de recursos e reduzindo os riscos de penalidades.

Para 2026, com o AI Act entrando em vigor, o que está previsto para o mês de agosto, entende-se a chegada da IA com regulamentação. O IA Act é uma legislação proposta pela Comissão Europeia para regulamentação do uso e desenvolvimento da IA na União Europeia. 

A previsão é que empresas que usam IA em áreas como recursos humanos e infraestrutura sejam afetadas, sendo necessário mapear o uso da IA e classificá-la conforme o nível de risco, pois a falta de transparência nas decisões algorítmicas não será mais aceitável.

Revisão da norma ISO 9001

A revisão da norma ISO 9001, que resultará na ISO 9001:2026, está prevista para setembro do próximo ano. As mudanças apontam para atualizações do cenário atual, incluindo mais ênfase em ética, integridade, cultura da qualidade, gestão de riscos e oportunidades, e adaptação tecnológica.

Entre os pontos que constam na revisão estão: foco em liderança e cultura; gestão de riscos, com abordagem mais proativa para descobrir e aproveitar oportunidades, e fortalecer a organização contra adversidades; tecnologia e informação documentada; auditorias, com abordagem dos desafios e critérios para auditorias remotas; integração, com adaptação à estrutura de alto nível para melhor coordenação com outras normas ISO, como ISO 14001, ISO 45001; e revisão de normas relacionadas.

Governança e transparência

Entre os destaques para a governança de dados em 2026, segundo o especialista em gerenciamento de dados, Mathew Cawsey, está a conformidade, que deve estar atrelada à transparência. Os relatórios de sustentabilidade, por sua vez, podem ter um impacto profundo nas organizações, afetando diversos aspectos, como o uso da água, a reciclagem, o fornecimento e o consumo de energia, entre outros.

A integração com IA não apenas simplifica os processos de governança, mas também melhora a qualidade e a confiabilidade geral dos dados. Uma governança de dados automatizada traz mais agilidade, reduz a probabilidade de erros humanos e garante que os dados sejam gerenciados de forma consistente e em conformidade com as políticas e padrões estabelecidos.